Klassificering av dokument: grundläggande kriterier

För att lätt förstå ett stort antaldokument, utvecklade speciella regler för sammanställning och design, olika klassificeringar, samt lämpliga former och metoder för att arbeta med dem.

Det bör noteras att klassificeringen av handlingarär extremt viktigt eftersom det hjälper till att lyfta fram sina specifika egenskaper och gör det möjligt att använda dem mest rationellt. Det är en av de äldsta och till slutet av oavslutade problem, vars utveckling började endast i slutet av 1960-talet. De flesta metoder för distribution av dokumentation till enskilda grupper har tidigare endast berört specifika egenskaper med avseende på verksamhetsområdet eller en viss vetenskap. Och bara nyligen var en mångfacetterad klassificering av dokument baserade på information och materialkomponenter.

Alla dokument kan delas enligt följande kriterier:

1. Omständigheterna för deras funktion i rymden och tiden. Vi tar hänsyn till regelbundet publicering (periodisk och icke-periodisk), utseende (original, original, kopia, duplikat), utgivningsort (regional, nationell eller utländsk);

2. Informationskomponent.

• uppmärksamma innehållet och nivån på generalisering av information (primär och sekundär dokumentation)

• Klassificeringen av dokument inkluderar dimensioneringen av den inspelade informationen avseende storleken (format) och antalet sidor (volym);

• separation enligt hur information uppfattas (dokument kan läsas av en person eller kräver särskild teknisk utrustning)

• Denna klassificering av dokument innehåller också karaktären hos det ikoniska medlet som informationen registreras i (text och icke-textform);

• Metoden för datainspelning särskiljer handskriven, tryckt, mekanisk, magnetisk, fotografisk, optisk, laser samt elektroniska dokument.

3. Materialkomponent, som innehåller vissa kriterier (t.ex. informationsbärarmaterialet, dess form och design).

Det är värt att notera att fördelningen av dokumentation för enskilda grupper när det gäller innehåll och form gör det möjligt för dig att organisera arbetet mer effektivt.

Det bör nämnas att hittillsDet finns också en motsvarande klassificering av bokföringsdokument, som tar hänsyn till deras innehåll, ordning och ordning för sammanställning, syfte och användningsform.

Denna klassificering av bokföringsdokument innehåller följande indelning i typer:

• beroende på syftet - administrativa och verkställande, redovisningsformaliteter eller kombinerade

• i ordning för sammanställning - primär och sammanfattande;

• interna och externa dokument

• vid användningsområdet - engångs och ackumulerande;

• beroende på innehållet - monetär, avveckling och material.

Jag måste säga att denna klassificering inkluderarmånga kriterier och är extremt bred, så varje dokument avser olika grupper på samma gång, men kan kännetecknas av särdragen och användas endast i det aktuella området.

</ p>